Datenschutzhinweise für Bewerber und Bewerberinnen zur Datenverarbeitung im Rahmen von Bewerbungs- und Stellenbesetzungsverfahren

Sehr geehrte Bewerberinnen und Bewerber,

der Schutz und vertrauensvolle Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten genießt während des Bewerbungsprozesses für uns und für die in unserem Auftrag handelnde Firma BITE GmbH, mit der wir eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung geschlossen haben, einen hohen Stellenwert. Im Folgenden erläutern wir, welche Daten wir während des Bewerbungsverfahrens erfassen und wie diese weiterverarbeitet werden. Daneben beinhaltet diese Zusammenstellung weitere Datenschutzinformationen zu sog. Betroffenenrechten gemäß den Regelungen der Datenschutz-Grundverordnung. Hinsichtlich weiterer Informationen über die Speicherung von Angaben bei Besuch unserer Websites, insbesondere bezüglich technischer Nutzungsdaten, verweisen wir auf unsere allgemeine Datenschutzerklärung. Mit der Einreichung Ihrer Unterlagen per E-Mail oder Post stimmen Sie der Verarbeitung Ihrer Bewerbungsunterlagen in unserem Hause zu.

1. Verarbeitungstätigkeit

Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Stellenausschreibungen und Personalauswahlverfahren.

2. Verantwortliche Stelle

Für die Stellenausschreibungen und Personalauswahlverfahren:

Studentenwerk Magdeburg, Anstalt des öffentlichen Rechts,
vertreten durch die Geschäftsführerin Ute Hellwig
Joh.-Gottlob-Nathusius-Ring 5, 39106 Magdeburg
Kontakt: geschaeftsfuehrung@studentenwerk-magdeburg.de

Für die Online-Plattform bewerbermanagement.net und die damit verbundene Bewerbungsmanagementsoftware:

BITE GmbH
vertreten durch die Geschäftsführer Hubert Ketterer und Stefan Häck
Magirus-Deutz-Str. 12, 89077 Ulm
E-Mail: datenschutz@b-ite.de.

3. Datenschutzbeauftragte

Für das Studentenwerk Magdeburg:

EDV-Sachverständiger, Herr Matthias Herberg
Gr. Klosterstr. 7 in 39104 Magdeburg
Kontakt: info@sv-herberg.de

Für die BITE GmbH:

BITE GmbH
Datenschutzbeauftragter
Magirus-Deutz-Str. 12, 89077 Ulm
E-Mail: datenschutz@b-ite.de.

4. Verarbeitungszweck und Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich im Rahmen des Bewerbungsverfahrens.

4.1 Datenkategorien

Ihre Daten werden für das Personalauswahlverfahren benötigt. Unterstützend wird hierbei eine Bewerbermanagementsoftware eingesetzt, wobei jedoch Entscheidungen nicht ausschließlich auf automatisierte Grundlagen gestützt werden. Konkret speichern wir zunächst die uns zur Verfügung gestellten Daten. Auf Basis dieser Angaben wird geprüft, ob eine Einladung zum Vorstellungsgespräch als Teil des Auswahlverfahrens in Betracht kommt. Bei grundsätzlicher Eignung erheben wir weitere personenbezogene Daten, die für die Auswahlentscheidung wesentlich sind. Kommen Sie für eine Einstellung in Betracht, informieren wir Sie über diese weiter zu erhebenden Angaben.

Ihre personenbezogenen Daten werden auf folgenden Rechtsgrundlagen verarbeitet:

• Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. b) DSGVO (Anbahnung eines Vertrags- bzw. Dienstverhältnisses) i. V. m. Art. 9 Abs. 2 Buchst. b) und h) DSGVO, Art. 8 Abs. 1 (Bedingungen für die Einwilligung eines Kindes in Bezug auf Dienste der Informationsgesellschaft)
• Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. a, Art. 7 DSGVO (freiwillige Einwilligung)
• Art. 88 DSGVO (Datenverarbeitung im Beschäftigungskontext) in Verbindung mit § 26 Abs. 1 bis 3 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

Die notwendigen Bewerberdaten ergeben sich aus den Stellenbeschreibungen.
Im Allgemeinen gehören dazu:

• Vor- und Familienname,
• Geburtsname, -datum und –ort,
• Staatsangehörigkeit
• Kontaktdaten (Anschrift, Tel.Nr., E-Mail-Adresse, soweit – freiwillig – angegeben)
• Angaben über familiäre Verhältnisse (Familienstand, Ehepartner/in, Kinder, soweit – freiwillig – angegeben)
• ggf. Lichtbild, soweit – freiwillig – angegeben)
• schulischer und beruflicher Werdegang inkl. Qualifikationen und Arbeitszeugnissen, außerbetriebliche Aus- und Fortbildung, Studium
• Schwerbehinderungen/Gleichstellungen
• weitere im Verlauf des Auswahlverfahrens zu erhebende Angaben (s. Ziff. 4)

Darüber hinaus können uns Bewerber freiwillig zusätzliche Informationen mitteilen, die ebenfalls gespeichert werden.

4.2 Empfänger

Ihre Daten werden in dem zur Durchführung des Personalauswahlverfahrens erforderlichen Umfang weitergegeben an:

• Abteilungen bzw. Personen innerhalb des Studentenwerk Magdeburg, soweit diese mit der Einstellung zu befassen sind, insbesondere Geschäftsführung, zuständige Abteilungsleitung, zuständige Sachgebietsleitung, Personalstelle
• Verwaltungsratsvorsitzende & -mitglieder
• Personalvertretung (Personalrat), Schwerbehindertenvertretung, Gleichstellungsbeauftragte soweit entsprechende Beteiligungsrechte bestehen
• die mit der Anwendung der Bewerbungsmanagementsoftware befasste Fa. BITE GmbH, Magirus-Deutz-Str. 12, 89077 Ulm, Tel.: 0731/14 11 50-0, E-Mail: datenschutz@b-ite.de.

Weitere Datenübermittlungen – auch an Dritte für Werbezwecke – finden nicht statt. Ihre Angaben werden nicht an ein Drittland oder eine internationale Organisation übermittelt.

5. Dauer der Datenspeicherung

Ihre im Rahmen des Personalauswahlverfahrens gewonnenen personenbezogenen Daten speichern wir mindestens für sechs Monate. Im Falle nicht erfolgreicher Bewerbung oder bei deren Rücknahme vernichten bzw. löschen wir die von Ihnen übermittelten Daten ebenso nach Ablauf von sechs Monaten nach Absage. Die Aufbewahrung bzw. Speicherung der Angaben ist im Rahmen vorgenannter Fristen für den Fall etwaiger Klagen erforderlich.
Sofern Sie Ihre Einwilligung in die Aufnahme in einen Bewerberpool geben, speichern wir Ihre Daten maximal für 12 Monate.

Bei einer Einstellung werden Sie gesondert über die dann geltenden Regelungen zum Umgang mit Ihren Personaldaten informiert.

6. Recht auf Auskunft, Widerruf und Löschung

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO). Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17, 18 DSGVO). Das Recht auf Löschung nach Art. 17 Abs. 1 und 2 DSGVO besteht jedoch u. a. dann nicht, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich ist zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt (Art. 17 Abs. 3 Buchst. b DSGVO). Aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, können Sie der Verarbeitung betreffender personenbezogener Daten durch uns jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, verarbeiten wir in der Folge Ihre vorgenannten Daten nicht mehr. Mit der Nutzung unseres Online-Bewerbungssystems und dem Absenden Ihrer Bewerbung willigen Sie freiwillig in die Speicherung und weitere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ein. In diesem Fall sind Sie berechtigt, diese Einwilligung für die Zukunft jederzeit zu widerrufen.

Bis zum Zeitpunkt des Widerrufs vorgenommene Verarbeitungen bleiben dabei in ihrer Rechtmäßigkeit erhalten (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Ferner steht Ihnen bei Erteilung der Einwilligung oder bei Vorliegen eines Vertrages zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten mithilfe automatisierter Verfahren gegebenenfalls ein Recht auf Übertragung der Daten an Sie oder an einen anderen datenschutzrechtlich Verantwortlichen zu (Art. 20 DSGVO). Soweit Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüfen wir, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind. Weiterhin besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz.

7. Aufsichtsbehörde

Ein Beschwerderecht steht Ihnen bei der Aufsichtsbehörde zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass ein Verstoß gegen gesetzliche Bestimmungen gegeben ist.
Kontakt:

Landesbeauftragter für den Datenschutz Sachsen-Anhalt
Leiterstr. 9 in 39104 Magdeburg
poststelle@lfd.sachsen-anhalt.de

*Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung) in der aktuellen Version